Tài liệu kế toán khi đã hết thời hạn lưu trữ thì sẽ tiến hành tiêu hủy theo đúng quy định của pháp luật. Vậy có những cách tiêu hủy tài liệu kế toán nào phổ biến hiện nay? Câu trả lời sẽ có dưới đây, mời các bạn cùng tìm hiểu.
I. Đốt tài liệu kế toán
Đốt là phương pháp tiêu hủy tài liệu đã có từ rất lâu. Hình thức đốt tài liệu này hiện nay không được ưa chuộng vì tồn tại rất nhiều nhược điểm. Đó là:
- Công suất tiêu hủy thấp nên chỉ phù hợp với những đơn vị cần tiêu hủy tài liệu kế toán số lượng ít.
- Việc đốt tài liệu sẽ gây ra khói bụi nên làm ô nhiễm môi trường, khiến cuộc sống của những người xung quanh bị ảnh hưởng.
- Việc tiêu hủy bằng hình thức đốt cần phải được sự cho phép của cơ quan quản lý môi trường và phải thực hiện tại địa điểm tránh xa khu dân cư.
- Đốt tài liệu đòi hỏi cơ quan phải mua sắm thêm một số vật dụng cần thiết nên gây tốn kém chi phí.
II. Tiêu hủy tài liệu kế toán bằng máy hủy giấy
Hiện nay, các dòng máy hủy giấy chuyên nghiệp xuất hiện ngày càng nhiều và cho phép người dùng cắt giấy thành dải, mảnh vụn. Vì thế, đối với những tài liệu kế toán không muốn rò rỉ thông tin ra bên ngoài thì đây là lựa chọn lý tưởng.
Hiểu rõ tầm quan trọng của việc hủy tài liệu nói chung và tài liệu kế toán nói riêng nên số lượng các cơ quan, doanh nghiệp đầu tư máy hủy giấy chuyên dụng ngày càng gia tăng. Các dòng máy cũng đa dạng mẫu mã, kiểu dáng và chủng loại giấy để khách hàng dễ dàng lựa chọn theo nhu cầu.
Ưu điểm của hủy tài liệu bằng máy hủy giấy
- Những tài liệu kế toán bằng giấy sẽ được hủy dễ dàng nhằm đảm bảo việc bảo mật thông tin tốt.
- Hủy ngay tại đơn vị, văn phòng nên tiết kiệm được công sức.
- Tùy từng nhu cầu, đơn vị sẽ cân nhắc lựa chọn dòng máy với mẫu mã và giá cả phù hợp.
Nhược điểm của hủy tài liệu kế toán bằng máy hủy giấy
- Công suất của máy không lớn: Những dòng máy hủy giấy văn phòng chỉ phù hợp để tiêu hủy số lượng ít. Do đó, nếu số lượng tài liệu tiêu hủy lớn thì chắc chắn sẽ tốn rất nhiều thời gian. Thậm chí, máy hoạt động quá tải có thể gây hỏng hoặc bị lỗi.
- Gây tiếng ồn và bụi bặm nơi làm việc: Cách tiêu hủy tài liệu kế toán bằng máy hủy giấy có nhược điểm là gây tiếng ồn lớn và có nhiều bụi bặm. Điều này sẽ ảnh hưởng đến không gian làm việc cũng như gây hại cho sức khỏe của các nhân viên trong cơ quan.
- Chi phí mua máy cao: Để sở hữu một chiếc máy hủy giấy văn phòng, bạn sẽ phải bỏ ra chi phí từ 3 triệu – 80 triệu đồng. Với những dòng máy rẻ thì nhanh hỏng hóc, hư hại nên tốn kém chi phí sửa chữa, bảo dưỡng. Trong khi đó, máy tốt có giá cao nên gây tốn kém cho đơn vị.
III. Thuê dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp
Nếu khối lượng tài liệu kế toán cần tiêu hủy là lớn thì bạn nên lựa chọn dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp. Đây là hình thức phổ biến hiện nay vì sẽ giúp khắc phục tất cả những nhược điểm của cả hai hình thức trên.
Các dòng máy hủy tài liệu công nghiệp công suất lớn của các đơn vị sẽ giúp tiêu hủy tài liệu nhanh chóng và đảm bảo thông tin được bảo mật tốt. Đồng thời, chi phí bỏ ra để thuê dịch vụ tiêu hủy tài liệu cũng thấp hơn nhiều so với việc mua máy hủy giấy văn phòng.
Kết luận
Trên đây là những cách tiêu hủy tài liệu kế toán phổ biến hiện nay. Nếu các bạn có nhu cầu thuê dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp, uy tín thì hãy liên hệ đến Thành Hưng qua Hotline: 094.403.35.35. Tin chắc, dịch vụ của Thành Hưng sẽ mang lại sự hài lòng cho mọi khách hàng với sự nhanh chóng, chính xác và phục vụ tận tình, chu đáo.
Xem thêm về dịch vụ :
