Thủ tục hủy tài liệu kế toán là vấn đề được khá nhiều người quan tâm và tìm hiểu trong thời gian gần đây. Nếu tự ý làm mà không tuân theo quy định của pháp luật thì có thể chịu án hình sự hoặc bị áp dụng biện pháp hành chính tùy theo từng trường hợp cụ thể. Vì thế, các bạn hãy cùng Thành Hưng tìm hiểu chi tiết về vấn đề này trong bài viết dưới đây.
I. Khi nào hủy tài liệu kế toán
Tài liệu kế toán sau một thời gian dài lưu trữ mà không có sự quản lý hay chỉ định của cơ quan nhà nước thì người đại diện theo pháp luật có quyền tiêu hủy. Dưới đây là một số điều kiện có thể tiêu hủy tài liệu kế toán:
- Đối với chứng từ kế toán ghi sổ kế toán sử dụng trực tiếp, báo cáo tài chính hằng năm, sổ kế toán thì được tiêu hủy sau khi lưu trữ tối thiểu 10 năm. Trừ một số trường hợp đặc biệt do pháp luật quy định cụ thể.
- Đối với tài liệu kế toán gồm chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp, tài liệu điều hành của đơn vị kế toán, dùng trong quản lý thì được tiêu hủy sau 5 năm. Ngoài ra, các tài liệu không dùng để lập báo cáo tài chính cũng được áp dụng tiêu hủy trong trường hợp này.
- Đối với các loại tài liệu có ý nghĩa quan trọng về an ninh quốc phòng, kinh tế hay tính sử liệu thì cần phải lưu trữ vĩnh viễn.
- Các tài liệu lưu trữ kế toán của đơn vị nào được phép tiêu hủy tại đơn vị đó. Tùy theo điều kiện cụ thể của từng đơn vị mà đưa ra hình thức tiêu hủy như: Đốt cháy, cắt, xé…
II. Hồ sơ thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán
Không chỉ cần nắm bắt về thủ tục hủy tài liệu kế toán mà chúng ta cần nắm được hồ sơ liên quan trước khi tiến hành. Hồ sơ bao gồm:
- Biên bản bàn giao tài liệu kế toán.
- Bản thuyết minh tài liệu kế toán.
- Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán.
- Quyết định tiêu hủy tài liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
- Quyết định thành lập và biên bản họp đội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán.
- Danh mục tài liệu cần tiêu hủy.
III. Thủ tục hủy tài liệu kế toán
Trước khi tiến hành tiêu hủy tài liệu kế toán, đơn vị đó cần phải thành lập một hội đồng tiêu hủy. Hội đồng tiến hành đánh giá, kiểm kê và phân loại, sau đó lập danh mục tài liệu cần tiêu hủy theo từng loại cụ thể.
Hội đồng tiêu hủy được thành lập cần có đầy đủ các bộ phận là: Lãnh đạo cơ sở, đại diện đơn vị lưu trữ, kế toán trưởng, các thành phần có liên quan theo quy định của pháp luật.
Sau khi đã hoàn tất việc tiêu hủy tài liệu kế toán thì doanh nghiệp hay cơ quan đó cần phải có biên bản tiêu hủy. Trong đó, phải ghi rõ đầy đủ các nội dung như: Tên tài liệu, thời hạn lưu trữ, hình thức tiêu hủy và kết luận của các thành viên trong hội đồng.
IV. Tiêu hủy tài liệu kế toán không đúng quy định bị xử lý như thế nào?
Nếu tiêu hủy tài liệu kế toán sai quy định của pháp luật thì tùy theo mức độ mà có thể bị xử lý hành chính hoặc hình sự. Cụ thể:
Xử lý hành chính
Đối với một số hành vi dưới đây sẽ bị phạt tiền từ 10 triệu – 20 triệu đồng:
- Không thực hiện đúng phương pháp, không có hội đồng và không có biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán.
- Khi chưa hết thời hạn lưu trữ đã tiêu hủy tài liệu mà chưa đến mức phải chịu trách nhiệm hình sự.
Biện pháp hình sự
Đối với những trường hợp vi phạm gây hậu quả nghiêm trọng hoặc cố ý làm hư hỏng tài liệu thì sẽ bị xử lý hình sự theo từng cá nhân gồm:
- Phạt từ từ 01 – 05 năm hoặc cải tạo không giam giữ đến 03 năm nếu người có chức vụ quyền hạn gây thiệt hại từ 100 triệu đồng đến dưới 300 triệu đồng. Ngoài ra, những người đã bị xử lý kỷ luật hay vi phạm đã bị xử lý gây thiệt hại dưới 100 triệu đồng thì cũng bị truy cứu như trên.
- Đối với những trường hợp gây thiệt hại từ 1 tỷ đồng trở lên sẽ bị phạt tù từ 10 – 20 năm.
- Đối với những người vi phạm có tổ chức vì vụ lợi và dùng các thủ đoạn tinh vi thì sẽ bị phạt từ từ 03 – 12 năm nếu gây thiệt hại từ 300 triệu đồng – dưới 1 tỷ đồng.
Kết luận
Như vậy, chúng ta vừa tìm hiểu chi tiết về những thủ tục hủy tài liệu kế toán cũng như trách nhiệm nếu vi phạm các điều khoản liên quan đến việc tiêu hủy tài liệu. Các bạn hãy lưu lại những thông tin trên để áp dụng trong doanh nghiệp, tổ chức của mình để thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.
Xem thêm :
