Tài liệu lưu trữ sau một khoảng thời gian nhất định sẽ được tiêu hủy để giải phóng kho và tổ chức hoạt động của đơn vị được hiệu quả hơn. Vậy quy định về hủy tài liệu lưu trữ là như thế nào? Các bạn hãy cùng Thành Hưng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
I. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ
Theo quy định của pháp luật nhà nước hiện hành trong luật lưu trữ năm 2011, những người có thẩm quyền quyết định hủy tài liệu gồm:
- Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tại lưu trữ lịch sử cùng cấp quyết định.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức tại Lưu trữ cơ quan quyết định hủy tài liệu.
Trong quá trình tiêu hủy tài liệu cần có quy trình và được lập thành biên bản đầy đủ.
I. Hồ sơ cần thiết về quy định về hủy tài liệu lưu trữ
Hồ sơ cần thiết để hủy tài liệu lưu trữ bao gồm:
- Quyết định hủy tài liệu.
- Quyết định thành lập hội đồng.
- Biên bản bàn giao.
- Danh mục tài liệu, tờ trình tài liệu hết giá trị.
- Biên bản hủy tài liệu.
- Biên bản họp hội đồng thẩm tra và các định giá trị tài liệu.
- Văn bản xin ý kiến cấp có thẩm quyền.
- Văn bản đề nghị thẩm định và thẩm định.
- Trong đó, tất cả các loại hồ trơ cần được lưu trữ tối thiểu 20 năm.
I. Quy trình về hủy tài liệu lưu trữ
Ngoài những quy định về hủy tài liệu lưu trữ, các bạn cần nắm được các bước thực hiện của quy trình như sau:
Bước 1: Lập danh mục về các tài liệu hết giá trị và bản thuyết minh.
Bước 2: Thành lập hội đồng xác định giá trị lưu trữ gồm:
- Chủ tịch hội đồng là đại diện lãnh đạo.
- Thư ký hội đồng là người làm công tác lưu trữ.
- Các ủy viên gồm: Người am hiểu về lĩnh vực này, đại diện đơn vị lãnh đạo có tài liệu cần tiêu hủy.
Bước 3: Trình hồ sơ xét hủy tài liệu cho thủ trưởng cơ quan gồm:
- Danh mục tài liệu cần hủy.
- Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu.
- Mục lục tài liệu, hồ sơ giữ lại.
- Bản thuyết minh tài liệu cần hủy.
Bước 4: Tiến hành thẩm định
Theo đề nghị của hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu tổ chức đề nghị sở Nội vụ thẩm định các loại giấy tờ, tài liệu cần hủy. Hồ sơ gồm:
- Biên bản họp.
- Bản thuyết minh tài liệu cần hủy.
- Danh mục tài liệu.
- Công văn đề nghị thẩm định.
Sau khi có ý kiến thẩm định thì chủ doanh nghiệp, tổ chức được quyết định tiêu hủy tài liệu đối với cấp xã. Riêng cấp huyện, hồ sơ đang được bảo quản tại kho lưu trữ cấp huyện thì Phòng nội vụ tham mưu và tiến hành các thủ tục cần thiết để trình UBND huyện xem xét.
Bước 5: Hoàn thiện hồ sơ và trình người đứng đầu cơ quan
Sau khi đã hoàn thành 4 bước ở trên thì tiến hành hoàn thiện hồ sơ gồm:
- Tài liệu cần được sắp xếp theo thứ tự và có mục lục tương ứng.
- Ghi lại toàn bộ thông tin như: Số tập tài liệu, số bó, ghi lại trật tự, thứ tự các bó và viết lý do tiêu hủy.
Bước 6: Tiến hành tổ chức tiêu hủy tài liệu
Sau khi người đứng đầu cơ quan quyết định bằng văn bản về việc hủy tài liệu thì tiến hành thực hiện theo thứ tự: Đóng gói tài liệu – Lập biên bản bàn giao – Tiến hành tiêu hủy – Lập biên bản tiêu hủy.
Bước 7: Lập hồ sơ lưu trữ hủy tài liệu
Hồ sơ lưu trữ hủy tài liệu gồm:
- Quyết định thành lập hội đồng xác định giá trị lưu trữ.
- Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu.
- Biên bản họp về việc tiêu hủy tài liệu.
- Danh mục tài liệu hết giá trị.
- Văn bản thẩm định của cơ quan có thẩm quyền về việc tiêu hủy tài liệu.
- Văn bản đề nghị thẩm định để xin ý kiến cơ quan có thẩm quyền.
- Biên bản bàn giao tài liệu.
- Biên bản tiêu hủy tài liệu.
- Quyết định tiêu hủy tài liệu.
Kết luận
Như vậy, chúng ta vừa tìm hiểu chi tiết một số quy định về hủy tài liệu lưu trữ. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho các bạn để hiểu rõ hơn về quy định, quy trình tiêu hủy tài liệu được đảm bảo đúng pháp luật của nhà nước ta đề ra.
Xem thêm thông tin :
