Quy trình hủy tài liệu hết giá trị là việc làm hết sức quan trọng và cần thiết. Quy trình đó phải được bảo mật chặt chẽ, đúng với quy định của pháp luật. Giúp cho công tác lưu trữ được dễ dàng, việc tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và chính xác hơn. Bài viết dưới đây của Thành Hưng sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình này để các bạn tham khảo.
I. Nguyên tắc hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ
Việc hủy tài liệu hết giá trị cần dựa trên những nguyên tắc dưới đây:
- Đảm bảo tiêu hủy tài liệu đã hết giá trị theo đúng quy định và thủ tục của pháp luật.
- Phải thành lập Hội đồng thẩm định xem xét và được cơ quan cấp trên có thẩm quyền quyết định trước khi tiêu hủy những tài liệu đó.
- Khi xét hủy những tài liệu hết giá trị của cơ quan tổ chức cần phải kiểm tra danh mục hồ sơ và những tài liệu không hủy.
- Lập biên bản trước khi tiêu hủy đồng thời đảm bảo thông tin trong tài liệu được hủy bỏ sạch sẽ.
II. Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Quy trình hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Lập mục lục tài liệu hết giá trị cần hủy và viết văn bản thuyết minh
Lập mục lục tài liệu hết giá trị
- Tiến hành thống kê hóa và phân loại tài liệu theo thứ tự hồ sơ, thời hạn lưu trữ. Các tài liệu này cần được tóm tắt thành các mục tiêu đề và tài liệu được xuất phát từ các hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Tài liệu được liệt kê vào phần tiêu hủy phải đảm bảo đã hết thời hạn bảo quản và thời hạn lưu trữ.
Viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
- Tóm tắt về sự hình thành, nội dung chủ yếu của tài liệu hết giá trị. Thời hạn bắt đầu và thời hạn kết thúc của những tài liệu đó.
- Những tài liệu trùng nhau gồm những tài liệu gì, những tài liệu hết thời gian bảo quản gồm những tài liệu nào? Lý do hủy?…
Bước 2: Thành lập Hội đồng thẩm định, kiểm tra kho tài liệu
Thành lập Hội đồng nhằm mục đích xác định lựa chọn lại tài liệu cần hủy, kiểm tra lại thời gian lưu trữ, …
- Chủ tịch hội đồng: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Chánh văn phòng Bộ hoặc cơ quan ngang Bộ. Ở cấp tỉnh và cấp huyện thuộc cấp phó của cơ quan, tổ chức hoặc Chánh văn phòng Ủy.
- Ủy viên: Lãnh đạo của phòng ban có tài liệu hết giá trị cần loại bỏ hoặc công chức làm nhiệm vụ lưu trữ bảo quản tài liệu cho cơ quan, tổ chức.
Bước 3: Kiểm tra, đối chiếu danh mục hồ sơ và tài liệu hết giá trị hủy bỏ.
Hội đồng tổ chức họp kiểm tra, thẩm định phần mục lục đã lập ở Bước 1, chú ý cần kiểm tra thêm những tài liệu không hủy bỏ. Trong cuộc họp cần phải lưu và ghi lại những ý kiến của các thành viên để lập thành biên bản.
Biên bản này được lưu làm 2 bộ có đầy đủ chữ ký trước khi đưa lên cơ quan cấp trên.
Bước 4: Gửi hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền quyết định hủy tài liệu
Hồ sơ đầy đủ để thẩm định gồm có:
- Công văn yêu cầu thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy.
- Mục lục các tài liệu hết giá trị đã được kiểm tra và phê duyệt bởi Hội đồng.
- Văn bản thuyết minh về tài liệu hết giá trị.
- Biên bản trong cuộc họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
Bước 5: Thủ tục thẩm định tài liệu hết giá trị trước khi hủy bỏ
- Với tài liệu lưu trữ lịch sử của cơ quan, tổ chức nộp thì bên có quyền thẩm định là Chi cục Văn thư – lưu trữ.
- Với tài liệu lưu trữ khác không thuộc tài liệu lưu trữ lịch sử thì bên thẩm định là người đứng đầu cơ quan, tổ chức có khối tài liệu hết giá trị đó. Hoặc văn phòng Bộ Nội vụ có trách nhiệm thẩm định cho UBND cấp quận, huyện, xã.
Cơ quan, tổ chức nào có tài liệu hết giá trị cần hủy phải gửi mục lục tài liệu hết giá trị và hồ sơ đề nghị hủy lên cơ quan có quyền thẩm định ở trên.
Các cơ quan có thẩm quyền thẩm định phải có nghĩa vụ và trách nhiệm lưu trữ cũng như xem xét nội dung tài liệu hết giá trị. Đồng thời đối chiếu, kiểm tra với tài liệu thực tế, viết biên bản sau thẩm định và trả lời bằng văn bản đưa ra ý kiến thẩm định.
Thời gian thẩm định không quá 30 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ đề nghị thẩm định.
Bước 6: Trình hồ sơ đến người đứng đầu cơ quan tổ chức ký quyết định hủy
Sau khi có văn bản thẩm định trả về thì trình hồ sơ đến cơ quan. Tại đây, cơ quan có thể quyền sẽ đưa ra quyết định cuối cùng hủy tài liệu hết giá trị.
Bước 7: Hủy bỏ tài liệu hết giá trị
Lập biên bản tài liệu hủy và tiến hành hủy tài liệu bằng hình thức phù hợp. Có thể là sử dụng máy hủy giấy chuyên dụng hoặc sử dụng dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp.
Bước 8: Lập hồ sơ và lưu hồ sơ
Hoàn thiện hồ sơ hủy tài liệu và bảo quản lưu trữ tại cơ quan, tổ chức có tài liệu hủy bỏ. Hồ sơ cần đảm bảo đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu và có thời hạn tối thiểu là 20 năm.
Kết luận
Trên đây là quy trình hủy tài liệu hết giá trị đầy đủ và đúng về pháp luật nhất. Hy vọng sẽ giúp ích cho các bạn để hủy tài liệu hết giá trị không vi phạm pháp luật.
Xem thêm tại đây :
