Đối với các cơ quan, doanh nghiệp sau một thời gian lưu trữ sẽ có rất nhiều tài liệu hết giá trị cần được tiêu hủy. Vậy tài liệu hết giá trị là gì và việc hủy tài liệu hết giá trị có tầm quan trọng như thế nào? Những vấn đề này sẽ được Thành Hưng giải đáp dưới đây, mời các bạn cùng tìm hiểu.
I. Thế nào là tài liệu hết giá trị?
Mặc dù công nghệ số hóa trong những năm gần đây đã phát triển mạnh mẽ và được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm cả Văn thư Lưu trữ. Thế nhưng, tài liệu giấy vẫn đóng vai trò quan trọng đối với mỗi tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan trong quá trình lưu trữ thông tin. Do đó, tài liệu giấy vẫn được sử dụng mỗi ngày và sau một thời gian việc lưu trữ sẽ có nhiều tài liệu hết giá trị.
Tài liệu hết giá trị được hiểu là những giấy tờ đã hết thời gian bảo quản theo quy định hoặc có thông tin trùng lặp. Những tài liệu này không còn cần thiết cho các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan trong hoạt động thực tiễn cũng như nghiên cứu.
II. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị có tầm quan trọng như thế nào?
Trong quá trình hoạt động của mỗi doanh nghiệp, cơ quan thì đã thống kê được chiếm tới 80% công cụ lưu trữ thông tin chính là tài liệu giấy. Việc lưu trữ này có nhiều ý nghĩa đối với cơ quan, tổ chức như mang lại giá trị thực tiễn, phục vụ công việc… Tuy nhiên, đối với những tài liệu đã hết giá trị thì cần tiến hành xử lý, loại bỏ theo định kỳ nhằm những mục đích quan trọng sau:
Giúp diện tích kho lưu trữ
Diện tích kho lưu trữ, văn phòng làm việc sẽ bị thu hẹp lại khi chúng ta bảo quản một số lượng lớn tài liệu, giấy tờ phát sinh. Trong khi đó, những tài liệu đã hết giá trị bảo quản mà vẫn tiếp tục lưu trữ sẽ gây lãng phí nhiều diện tích, tốn kém nhân lực cũng như tiền của.
Vì thế, việc hủy tài liệu hết giá trị sẽ giúp giải phóng diện tích kho lưu trữ cũng như văn phòng. Nhờ đó, tạo môi trường làm việc thông thoáng cũng như giúp tiết kiệm chi phí thuê kho.
Công tác quản lý
Việc tiêu hủy những giấy tờ, tài liệu hết giá trị sẽ đảm bảo việc lưu trữ những tài liệu mới hay còn giá trị sẽ được bảo quản tốt hơn. Đồng thời, quá trình khai thác thông tin, tìm kiếm những tài liệu cần sử dụng cũng sẽ nhanh chóng. Đảm bảo tốt cho công tác quản lý, lưu trữ và bảo quản tại kho cũng như văn phòng.
Bảo mật thông tin
Việc hủy tài liệu hết giá trị đúng cách và theo quy trình sẽ giúp bảo mật thông tin của doanh nghiệp, tổ chức được tốt hn. Nhờ đó, tránh được kẻ xấu lợi dụng nhằm những mục đích gây hại cho cơ quan, doanh nghiệp.
Các bạn muốn mua máy huỷ tài liệu hãy tham khảo sau đây.
III. Những hình thức hủy tài liệu phổ biến hiện nay
Tùy từng khối lượng tài liệu cần hủy là nhiều hay ít mà doanh nghiệp, cơ quan có thể lựa chọn 1 trong những hình thức hủy tài liệu dưới đây:
Tiến hành đốt tài liệu
Hình thức này phù hợp với việc tiêu hủy số lượng tài liệu ít. Tuy nhiên, hình thức này không còn phù hợp với hiện nay bởi tồn tại rất nhiều nhược điểm như gây ô nhiễm môi trường, công suất tiêu hủy thấp, ảnh hưởng đến cuộc sống của người xung quanh.
Tiêu hủy tài liệu hết giá trị bằng máy
Máy hủy giấy chuyên dụng sẽ giúp tiêu hủy tài liệu bằng cách cắt thành những mảnh vụn hoặc thành dải. Với hình thức này, bạn sẽ hủy ngay tại văn phòng mà không cần phải đi xa, bảo mật thông tin tốt.
Tuy nhiên, sử dụng máy hủy giấy chuyên dụng cũng tồn tại một số nhược điểm nhất định. Đó là: Công suất hủy không lớn, chi phí mua máy cao, gây tiếng ồn và bụi bặm nơi làm việc.
Lựa chọn dịch vụ hủy tài liệu
Để khắc phục nhược điểm của việc hủy tài liệu bằng máy hủy giấy chuyên dụng nên hiện nay rất nhiều cơ quan đã lựa chọn dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp. Hình thức này có ưu điểm là xử lý số lượng tài liệu lớn trong thời gian ngắn, tính bảo mật thông tin cao, chi phí thấp.
Chi tiết về dịch vụ huỷ tài liệu các bạn có thể tham khảo tại :
Kết luận
Trên đây là một số thông tin về hủy tài liệu hết giá trị. Nếu có nhu cầu sử dụng dịch vụ hủy tài liệu chất lượng, uy tín, các bạn hãy liên hệ với Thành Hưng qua Hotline: 094.403.35.35.
