Như chúng ta đã biết, trước khi làm bất cứ việc gì, chúng ta cũng cần lên kế hoạch cụ thể, từng hạng mục công việc cần triển khai là gì. Có như vậy quá trình thực hiện mới diễn ra theo đúng tiến độ mà chúng ta mong muốn.
Chuyển văn phòng cơ quan cũng vậy, để hoạt động chuyển văn phòng được triển khai nhanh chóng, không ảnh hưởng đến công việc của văn phòng cơ quan, chúng ta cần làm dự toán chuyển văn phòng cơ quan một cách rõ ràng
I. Tại sao chúng ta cần dự toán chuyển văn phòng cơ quan?
Nếu ngay từ đầu chúng ta phác hoạ ra được những đầu việc cần triển khai thì khi bắt tay vào chuyển văn phòng cơ quan mọi việc sẽ rất trơn tru, chủ động và nằm gọn trong ý tưởng của mình.
Để việc di chuyển văn phòng cơ quan được diễn ra nhanh chóng, hiệu quả, đảm bảo về chất lượng và số lượng của mọi thiết bị (như máy tính, máy in,…),… chúng ta cần dự toán chuyển văn phòng, cơ quan một cách rõ ràng, từng hạng mục sẽ phân công nhân sự phụ trách. Để hạn chế tối đa tình trạng thất lạc đồ đạc.
Một bản dự toán chuyển văn phòng cơ quan đầy đủ, bao hàm tất cả khía cạnh đã góp phần cùng Thành Hưng triển khai thành công công việc.
II. Các bước dự toán chuyển văn phòng cơ quan
Lập kế hoạch chung cho quá trình chuyển văn phòng
Ngay từ khi nảy sinh ý định chuyển văn phòng cơ quan, bạn hãy chủ động lên một dự toán sơ bộ:
- Gạch đầu dòng những công việc cần thực hiện
- Phân bổ nhân sự phụ trách từng công việc
- Đặt deadline cho từng hạng mục công việc, nhưng vẫn theo mạch của quá trình chuyển văn phòng cơ quan chung
Phân chia người phụ trách chính
Người phụ trách chính là người giám sát mọi hoạt động, công việc xoay quanh buổi chuyển văn phòng cơ quan đó.
Thiết lập thời gian biểu
Để vận hành tốt hơn quy trình này, chúng ta cần định hình rõ là từng hạng mục khi nào được nghiệm thu. Từ đó dễ dàng nhận ra rằng, hạng mục nào cần trang trải trước để kịp tiến độ công việc ạ
Xác định ngân sách
Tuỳ vào kích thước văn phòng cơ quan để bạn lựa chọn đơn vị phù hợp với mong muốn và túi tiền của mình.
Thành Hưng là đơn vị chuyển cung cấp dịch vụ vận tải, nổi bật đó là dịch vụ chuyển văn phòng cơ quan. Chúng tôi tự tin là đơn vị sở hữu giá thành phù hợp với tất cả túi tiền của khách hàng.
Tuy nhiên khi lên ngân sách cho quá trình chuyển văn phòng cơ quan bạn cần dự trù thêm một khoản nhỏ, để phòng những trường hợp sự cố hỏng hóc thiết bị hoặc phát sinh thêm chi phí.
Tìm thuê văn phòng mới
Và để hoàn thành kế hoạch chuyển văn phòng được thành công trọn vẹn, bạn cần đảm bảo rằng địa chỉ mới của văn phòng đã được tìm thấy.
Bạn cần đặt ra những yêu cầu cụ thể trước khi thuê văn phòng mới. Cụ thể:
- Vị trí, diện tích, chi phí, thời gian
- Thuận tiện về giao thông
- Nên chọn vị trí phong thuỷ, tiện ích về đời sống,…
Dựa vào một số gợi ý mà Thành Hưng vừa kể ở trên, bạn có thể tham khảo để quá trình thuê văn phòng mới được triển khai nhanh hơn, tránh ảnh hưởng đến công việc của văn phòng công ty.
Lên dự toán cho văn phòng mới
Tất nhiên khi chuyển đến văn phòng công ty mới bạn cũng cần lập kế hoạch cụ thể để triển khai sắp xếp đồ dùng vào các vị trí cần thiết trong văn phòng của bạn.
- Kế hoạch sắn xếp cho văn phòng mới
Đây là lúc bạn có thể thay đổi hoặc cải thiện văn phòng mới của mình theo mong muốn và thuận tiện hơn so với văn phòng cũ. Từ vị trí đặt các bạn làm việc tương ứng với từng nhân sự đến vị trí của các thiết bị, công cụ hỗ trợ cho quá trình làm việc như máy in, tủ đựng tài liệu, kệ sách,…
- Kiểm kê đồ đạc và thiết bị hiện có
Khi đồ đạc được chuyển sang văn phòng mới, bạn phải có trách nhiệm kiểm kê lại đồ đạc được chuyển sang địa chỉ mới. Cẩn thận những mất mát không đáng có xảy ra bạn nhé!
Trên đây là cách lập dự toán chuyển văn phòng cơ quan mà Thành Hưng muốn gửi đến khách hàng. Hy vọng sẽ giúp đỡ bạn trong việc chuyển văn phòng cơ quan của mình. Hiện nay, Thành Hưng có cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng cơ quan tại Hà Nội và các tỉnh từ Bắc vào Nam. Nếu bạn có nhu cầu chuyển văn phòng thì đừng ngần ngại liên lạc với chúng tôi theo thông tin dưới đây:
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Địa chỉ: Số 300 Thái Hà, Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
VPGD: Tầng 12, tòa Times City, 458 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Hotline: 0342.73.73.73 – 094.403.35.35
Email: dungtong300@gmail.com
>>> Tham khảo : Hướng dẫn cách làm dự toán thầu
