Đối với các công ty nói riêng thì việc chuyển văn phòng là việc hệ trọng chính vì vậy, để công tác chuyển văn phòng được diễn ra thuận lợi thì một bản kế hoạch chuyển văn phòng là điều cực kỳ cần thiết.
Tuy nhiên bản kế hoạch chuyển văn phòng cần những gì? Tại sao cần lập kế hoạch? Và khi nào nên lập kế hoạch chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu nhé!
Tại sao cần lập bản kế hoạch chuyển văn phòng?
Công ty là nơi làm việc của rất nhiều người với nhiều vị trí khác nhau để vận hành công việc chung được thuận lợi và phát triển. Chính vì vậy, khi các lãnh đạo công ty có ý định mở rộng, và di chuyển văn phòng làm việc sẽ ảnh hưởng rất lớn đối với cán bộ nhân viên khách hàng và đối tác. Chính vì vậy, để mọi việc được diễn ra thuận lợi thì việc lập kế hoạch chuyển văn phòng là việc cực kỳ quan trọng .
Bản kế hoạch chuyển văn phòng cần phải được làm từ sớm và càng chi tiết cụ thể thì càng tốt. Vì nó sẽ giúp các nhân viên hình dung ra được toàn bộ quá trình chuyển văn phòng và việc mình cần làm để sắp xếp các công việc cá nhân.
Thêm vào đó bản kế hoạch còn giúp hạn chế tối đã những sự cố ngoài ý muốn khi chuyển văn phòng cũng như giúp bạn hoạch toán được toàn bộ chi phí chuyển văn phòng, từ đó đứa ra phương án vận chuyển văn phòng tiết kiệm nhất.
Mời các bạn xem thông tin về : bài cúng chuyển văn phòng
Cách bước lập bản kế hoạch chuyển văn phòng
1. Lập kế hoạch trên trự án
Đối với một công ty thì thường bản kế hoạch chuyển văn phòng sẽ được làm khoảng nửa năm trước khi văn phòng chuyển đi. Còn đối với các doanh nghiệp càng lớn thì việc có thể diễn tra trước 1-2 năm để đảm bảo có được một lập ra kế hoạch chuyển văn phòng hoàn hảo nhất.
Thường một lập kế hoạch chuyển văn phòng gồm những phần sau:
- Lên khung những công việc cần thiết liên quan đến chuyển văn phòng
- Danh sách những người sẽ chịu trách nhiệm việc chính trong việc chuyển văn phòng
- Thời gian cho từng giai đoạn chuyển văn phòng
2. Thiết lập thời gian
Sau khi đã xong bản kế hoạch bạn cần tiến hành kiểm tra lại hợp đồng cho thuê văn phòng cũ và lập thời điểm thích hợp để chuyển đi. Hãy thông báo đến toàn thể công ty về việc chuyển công ty càng sớm càng tốt để nhân viên có thời gian sắp xếp công việc cũng như đồ dùng. Thường xuyên cập nhập tiến độ của việc chuyển văn phòng cho nhân viên biết.
3. Xác định ngân sách
Đối với các công ty thì việc lập bản kế hoạch chuyển văn phòng không chỉ giúp việc chuyển văn phòng thuận lợi thì còn giúp các các công ty biết chính xác chi phí bỏ ra cho vấn đề này là bao nhiêu.
Bên cạnh các chi phí thực bỏ ra thì các bạn cũng cần dự phòng thêm một khoản “bảo hiểm” vì trong quá trình vận chuyển có thể sẽ có nhiều đồ đạc bị hư hại. Vì vậy phương án tối ưu chính là thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, vì hầu hết các công ty đều có chính sách bồi thường 100% giá trị tài sản nếu có hư hại xẩy ra trong quá trình vận chuyển .
4. Tìm thuê văn phòng mới
Tất nhiên bức quan trọng nhất của bản kế hoạch chuyển văn phòng chính là việc tìm văn phòng mới, bạn hãy lên cách yêu cầu như: Địa điểm, diện tích, ngân sách, thời hạn thuê, kết nối giao thông.
5. Kiểm kê tài sản của công ty
Bạn hãy yêu cầu nhân viên của từng bộ phận kiểm kê lại toàn bộ tài sản, tài liệu của bên mình sau đó tổng hợp lại để biết chính xác khối lượng đồ cần vận chuyển để đối chiếu khi đến bên mới. Cũng là cách để bỏ đi nhiều món đồ thiếu cần thiết.
Trên đây là lập bản kế hoạch chuyển văn phòng đơn giản gọn nhẹ hi vọng sẽ hữu ích cho các công ty.
Các bạn xem thêm thông tin về : Dịch vụ chuyển nhà trọn gói
