Hủy tài liệu đã hết giá trị là công việc quan trọng của các doanh nghiệp, cơ quan tổ chức nhằm tuân thủ theo đúng quy định. Để thực hiện hủy hồ sơ, giấy tờ thì cần phải có biên bản hủy tài liệu. Vậy đó là những biên bản nào thì các bạn hãy cùng tìm hiểu dưới đây.
I. Lên danh mục tài liệu hết giá trị
Trong quá trình thực hiện thủ tục hủy tài liệu thì việc lên danh mục tài liệu hết giá trị hay còn được gọi là tài liệu hết thời hạn lưu trữ là vấn đề không thể bỏ qua. Theo đó, công việc khi lên danh mục này sẽ bao gồm phân loại tài liệu cũng như xác định giá trị tài liệu.
Mẫu danh mục tài liệu này đã có sẵn. Do đó, mọi người hãy căn cứ vào mẫu biên bản này để phân loại sao cho hợp lý với các nội dung là:
- Tên tài liệu.
- Thời gian hình thành.
- Số lượng.
II. Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
Nếu đang thắc mắc biên bản hủy tài liệu gồm những gì thì không thể bỏ qua bản thuyết minh tài liệu hết giá trị. Theo đó, những người trước đó đã tiến hành lên danh mục tài liệu hết giá trị cần dành thời gian để nghiên cứu khối tài liệu về quá trình hình thành, phát triển. Trên cơ sở này sẽ viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị. Yêu cầu cần viết chi tiết, đầy đủ và chính xác các thông tin nêu trong bản thuyết minh rồi sẽ trình lên hội đồng xác định giá trị tài liệu hủy.
Download : Biên bản huỷ tài liệu
III. Quyết định thành lập Hội đồng xác định tài liệu hết giá trị
Trước khi quyết định tiêu hủy thì những tài liệu hết giá trị phải được thẩm định bởi Hội đồng của cơ quan xem xét và cơ quan có thẩm quyền. Đây là một trong những biên bản hủy tài liệu quan trọng không thể thiếu. Theo đó, khi hội đồng tiến hành xét hủy tài liệu hết giá trị cần phải đảm bảo các thông tin ghi trên tài liệu được tiêu hủy hết. Đồng thời, cần xem xét kỹ lưỡng cả các yếu tố là tài liệu giữa lại cũng như mục lục hồ sơ.
IV. Công văn đề nghị thẩm định về danh mục tài liệu hết giá trị
Nếu ai được phân công phụ trách hoàn thiện hồ sơ hủy tài liệu của cơ quan thì sẽ làm công văn để gửi lên cơ quan có thẩm quyền thẩm định. Khi có văn bản thẩm định của cơ quan có thẩm quyền thì việc quyết định hủy tài liệu hết giá trị sẽ do người đứng đầu cơ quan ra quyết định.
V. Biên bản hủy tài liệu – Quyết định về việc hủy tài liệu hết giá trị
Khi có công văn trả lời của cơ quan thẩm định đồng ý với việc tiêu hủy khối tài liệu hết giá trị. Lúc này, chủ tịch hội động tiêu hủy tài liệu hay còn gọi là người đứng đầu cơ quan sẽ quyết định ra văn bản về việc tiêu hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ. Đây là quyết định quan trọng vì thông qua quyết định này sẽ là cơ sở chi tiết để xác định việc thực hiện tiêu hủy những tài liệu đã lên danh mục.
VI. Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị
Trong các biên bản hủy tài liệu thì có thể xuất hiện biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị hoặc không. Chỉ khi có sự hợp tác giữa đơn vị cần hủy tài liệu với nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu thì mới cần có biên bản này. Nội dung biên bản sẽ do hai bên thỏa thuận và thống nhất. Tuy nhiên, cần phải đảm bảo có đầy đủ người đại diện của hai bên cũng như số lượng tài liệu.
VII. Biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị
Nếu có sự ký kết biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị thì sẽ có thêm biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị sau khi đã hoàn thành việc tiêu hủy khối tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ. Biên bản này nhằm mục đích xác định rõ ràng việc tiêu hủy hết các tài liệu đã được thỏa thuận giữa hai bên và những tài liệu này không thể khôi phục lại được.
Kết luận
Trên đây là những biên bản hủy tài liệu cơ bản và phổ biến nhất. Hy vọng bài viết đã giúp các bạn nắm rõ để thực hiện đầy đủ các biên bản cần thiết khi tiến hành hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định.
Xem thêm bài viết liên quan :
